Keine Schwärzung von Unterschriften im Handelsregister erforderlich
Als „schwarz auf weiß“ Definition wird umgangssprachlich die Beweiskraft des geschriebenen Wortes verwendet, um einen greifbaren Beweis für einen Vorgang oder Prozess präsentieren zu können. Im nachfolgenden Fall ging es jedoch um die gerichtliche Klärung eines Anspruches auf die Schwärzung von Unterschriften einer Person auf Dokumenten, die in einem öffentlich zugänglichen Handelsregister hinterlegt waren. Das Oberlandesgericht Naumburg hat in dieser Querschnittsmaterie aus Datenschutzverordnung und Gesellschaftsrecht zu diesem sensiblen Thema einen Beschluss gefasst.
Seit dem 1. August 2022 ist das Handelsregister kostenfrei zugänglich, was mehr Transparenz bei Unternehmensinformationen bedeutet. Früher musste man Gebühren zahlen, um auf Einträge zuzugreifen, heute jedoch genügt ein Klick, um einen Einblick in die Datensätze zu erhalten. Die kostenfreie Einsicht gilt für alle Arten von Registern, einschließlich Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregistern. Doch mit der Offenlegung von Informationen steigt auch das Risiko sensibler Daten in den Dokumenten, etwa Privatanschriften von Gesellschaftern oder Geschäftsführern.
Neue Regelung sorgt für Diskussionen
Bisher konnten solche Daten nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden, da einmal eingestellte Dokumente im Registerordner bleiben mussten. Seit dem 23. Dezember 2022 gibt es jedoch eine neue Regelung in der Handelsregisterverordnung, die den Austausch von Dokumenten ermöglicht. Es gibt jedoch noch Unklarheiten darüber, ob vollständige Dokumente mit nicht offenlegungspflichtigen Angaben entfernt werden dürfen. Die Diskussion über Datenschutz und Transparenz von Unternehmensinformationen wird weitergeführt. So zum Beispiel vor dem Oberlandesgericht Naumburg.
Der Beschluss vom Oberlandesgericht Naumburg
Dieses hat mit dem Beschluss vom 11. Januar 2023 zu dem Aktenzeichen 5 Wx 14/22 hierzu festgestellt, dass Unterschriften auf Dokumenten, die im Handelsregister öffentlich zugänglich sind, nicht geschwärzt werden müssen. In dieser jüngsten juristischen Auseinandersetzung und dem zugrunde liegenden Fall zu der oben aufgeführten gerichtlichen Entscheidung stellten die Gründungsgesellschafter und der Geschäftsführer einen Antrag zur Schwärzung ihrer Unterschriften auf der Gründungsurkunde, der Handelsregisteranmeldung, der Gesellschafterliste sowie des Beschlussprotokolls zur Geschäftsführerbestellung. Trotz ihres Antrags wurden ihre Bemühungen vom Oberlandesgericht Naumburg zurückgewiesen.
Gemäß der Entscheidung des Senats besteht kein Anspruch darauf, die Unterschrift einer Person zu schwärzen, die im Rahmen einer GmbH-Gründung im Jahr 2016 geleistet wurde. Weder die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) noch Grundrechte begründen laut dem OLG Naumburg einen solchen Anspruch.
Nachträgliche Veränderungen sind nicht möglich
Obwohl sich die allgemeine Zugänglichkeit des Handelsregisters seit Inkrafttreten des DiRUG verändert hat und nun kostenlos einsehbar ist – im Gegensatz zu 2016 – begrenzt die Schranke der rechtlichen und tatsächlichen Machbarkeit die Möglichkeiten einer nachträglichen Schwärzung von Dokumenten im Register. Einmal eingetragene Dokumente können zum Schutz der Registerwahrheit grundsätzlich nicht mehr verändert werden.
Selbst § 9 Abs. 7 HRV ändert nichts an der Tatsache, dass es nicht in die Zuständigkeit des Registergerichts fällt, bereits freigegebene Dokumente nachträglich zu manipulieren. Laut der im Dezember 2022 neu eingefügten Vorschrift ist lediglich der Austausch eines Registerdokuments zu kennzeichnen, ohne jedoch eine nachträgliche Veränderung des ursprünglichen Dokuments zu fordern, wie es in diesem Fall gefordert wurde, so der Senat in seiner Entscheidung.