Registergericht ist kein gesellschaftsrechtlicher Kontrolleur
Registergerichte sind keine Ermittlungsbehörden – eine Erkenntnis, die in der Praxis dennoch immer wieder in Erinnerung gerufen werden muss. Mit seinem Beschluss vom 28. November 2025 zum Aktenzeichen 2x W 74/25 hat das Schleswig-Holsteinisches Oberlandesgericht erneut klargestellt, wie eng die Prüfungskompetenz des Registergerichts bei der Einreichung einer Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG begrenzt ist. Die Entscheidung fügt sich nahtlos in die jüngere höchstrichterliche Rechtsprechung ein und setzt zugleich ein deutliches Signal gegen einen zunehmenden „Ermittlungsdrang“ im registerrechtlichen Verfahren.
Ausgangspunkt des Verfahrens war die Einreichung einer vom Geschäftsführer unterzeichneten Gesellschafterliste durch einen Notar gemäß § 40 Abs. 1 GmbHG. Das Registergericht nahm dies zum Anlass, zusätzliche Nachweise zu verlangen, insbesondere zur Frage, ob eine Gesellschafterin, deren Geschäftsanteile eingezogen worden waren, ordnungsgemäß zu einer Gesellschafterversammlung eingeladen worden sei. Dahinter stand die Sorge, die der Gesellschafterliste zugrunde liegende Maßnahme könne, gesellschaftsrechtlich unwirksam sein. Genau an dieser Stelle setzt die Klarstellung des Senats an.
OLG: Nur formelle Prüfung zulässig – keine tiefgehende Kontrolle
Das OLG hebt hervor, dass es sich bei der Gesellschafterliste nicht um eine Registereintragung im Sinne der §§ 8 ff. GmbHG handelt, sondern lediglich um eine Einreichung. Das Registergericht nimmt die Liste entgegen und verwahrt sie – mehr nicht. Es fungiert im Ausgangspunkt als „Verwahrstelle“ und nicht als materiell-rechtliche Prüfungsinstanz. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der Liste liegt vielmehr bei demjenigen, der sie einreicht, regelmäßig also beim Geschäftsführer (§ 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG) oder – mittelbar – beim Notar. Diese Verantwortung ist haftungsbewehrt und keineswegs bloß formaler Natur.
Entsprechend beschränkt sich die Kompetenz des Registergerichts grundsätzlich auf eine formelle Prüfung. Es darf kontrollieren, ob die gesetzlichen Mindestanforderungen eingehalten sind, etwa ob die Liste ordnungsgemäß erstellt, unterschrieben und klar strukturiert ist. Eine inhaltliche Kontrolle ist hingegen nur in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig. Voraussetzung ist, dass die Unrichtigkeit der Gesellschafterliste ohne weitere Ermittlungen offensichtlich ist. Gemeint sind echte Evidenzfälle. Gerade daran fehlte es im entschiedenen Fall. Denn das Registergericht wollte durch die Anforderung weiterer Unterlagen erst klären, ob die Liste materiell zutreffend ist. Schon dieser Umstand zeigt, dass eine offensichtliche Unrichtigkeit im Sinne der Rechtsprechung nicht vorlag.
Notare unter besonderer Verantwortung – aber keine Ausweitung der Prüfung
Besonders deutlich positioniert sich der Senat auch zur häufig diskutierten Unterscheidung zwischen § 40 Abs. 1 GmbHG und § 40 Abs. 2 GmbHG, der die notarielle Einreichung einer Gesellschafterliste mit Richtigkeitsbescheinigung betrifft. Zwar weist § 40 Abs. 2 GmbHG dem Notar eine besondere Verantwortung zu, doch rechtfertigt dies nach Auffassung des OLG keine grundlegend andere Prüfungstiefe des Registergerichts.
Maßgeblich seien vielmehr die Funktion der Gesellschafterliste und ihre Rechtswirkungen nach § 16 Abs. 1 Satz 1 GmbHG. Allenfalls in extremen Ausnahmefällen könne bei einer Einreichung nach § 40 Abs. 1 GmbHG an eine leicht erweiterte Prüfung gedacht werden, etwa bei nahezu sicherer Kenntnis der Unrichtigkeit. Auch dann gilt jedoch: Diese Kenntnis muss sich ohne weitere Ermittlungen ergeben. Andernfalls würde das notwendige Eilbedürfnis bei der Aufnahme der Gesellschafterliste unterlaufen.
Warum die schnelle Aufnahme entscheidend ist
Dieses Eilbedürfnis ist kein bloß theoretisches Argument. Die Gesellschafterliste wirkt als Rechtsscheinträger im Sinne des § 16 GmbHG und entscheidet darüber, wer gegenüber der Gesellschaft als Gesellschafter gilt. Verzögerungen bei der Aufnahme können erhebliche praktische Konsequenzen haben, etwa für die Ausübung von Stimmrechten, die Teilnahme an Gesellschafterversammlungen oder den Anspruch auf Gewinnanteile. Gerade deshalb darf das Registergericht die Aufnahme nicht von der Klärung gesellschaftsrechtlicher Vorfragen abhängig machen, die außerhalb seiner gesetzlichen Zuständigkeit liegen.
Klare Botschaft des OLG: Kein Raum für Ermittlungen
Der Beschluss des OLG Schleswig-Holstein bringt damit eine klare und praxisnahe Botschaft auf den Punkt: Das Registergericht ist kein gesellschaftsrechtlicher Kontrolleur. Es darf nur dann eingreifen, wenn eine Unrichtigkeit der Gesellschafterliste auf der Hand liegt – nicht aber, um durch Nachfragen und Unterlagen erst Gewissheit zu erlangen. Für Geschäftsführer und Notare bedeutet dies eine hohe Verantwortung für die Richtigkeit der eingereichten Listen. Für die Registergerichte bedeutet es Zurückhaltung. Nicht jede Unsicherheit rechtfertigt eine Zwischenverfügung – und manchmal schafft gerade der konsequente Blick auf §§ 16, 40 GmbHG die größte Rechtssicherheit.
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